Forretningsorden mv. for LPGCs bestyrelse

Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 16. august 2010 

1)    Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder holdes efter behov – dog normalt 1 x måned.
Datoer for møderne planlægges 3 mdr. frem.
Bestyrelsesmøder holdes på Ledreborg (klubhuset) med mindre særlige forhold taler for andet.

2)    Mødeindkaldelse

Formanden indsamler punkter til dagsorden fra øvrige bestyrelsesmedlemmer (min. 8 dage før – svarfrist 4 dage).
Formanden indkalder med endelig dagsorden senest 3 dage før bestyrelsesmødet.
Faste punkter på bestyrelsesdagsordenen er:

• nyt fra formanden
• nyt fra udvalgene
• økonomi

3)    Beslutninger

Bestyrelsen træffer beslutninger som beskrevet i vedtægterne.
Bestyrelsen bestræber sig på gennem dialog og velforberedte dagsordens-punkter at nå til beslutninger i fællesskab og enighed.
Mellem bestyrelsesmøderne træffer formanden, eller i dennes fravær næstformanden, beslutninger på bestyrelsens vegne, hvis sager ikke kan afvente næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen orienteres om dette, senest på næstfølgende bestyrelsesmøde.

I større sager hvor klubben indgår væsentlige forpligtelser, tegnes klubben mellem bestyrelsesmøderne af formand og næstformand (eller i en af disses fravær et andet bestyrelsesmedlem).

4)    Referater

Referatskrivningen går på skift mellem bestyrelsesmedlemmer (så vidt muligt efter en forud lagt plan).
Udkast til referat udsendes senest 8 dage efter bestyrelsesmøde med svarfrist for bemærkninger/ændringer på 3 dage. Herefter udsendes endeligt referat ud – dette godkendes på næste bestyrelsesmøde.

Referater sendes til suppleanterne, så disse er ajour med bestyrelsens beslutninger.
I bearbejdet form skal relevant information fra bestyrelsesreferaterne formidles til medlemmerne (gennem hjemmesiden, nyhedsbreve eller lign.).

5)    Udvalg

Formænd for klubbens udvalg er iflg vedtægterne medlemmer af bestyrelsen.
Hvert enkelt bestyrelsesmedlem påtager sig ansvaret og dermed den formelle formandspost for de enkelte udvalg, således at der er direkte forbindelse mellem de enkelte udvalg og bestyrelsen.

 Det skal tilstræbes at disse poster fordeles jævnt i f.t. ”belastningen” af det enkelte bestyrelsesmedlem samt med hensyntagen til den enkeltes egenskaber og interesser.

 Ved manglende dækning/bemanding af udvalg tages dette op i den samlede bestyrelse

6)    Forplejning o.l. i f.m. bestyrelses- og udvalgsmøder

Klubben dækker rimelig forplejning i forbindelse med møder i klubbens bestyrelse og faste udvalg (set i sammenhæng med mødetidspunkt osv.). Dette sker normalt i form af kaffe, mødevand o.l. fra Fasaneriet samt bespisning herfra, hvis møder holdes ”hen over” almindelig spisetid.

 Hvis konkrete forhold taler for at møder holdes andre steder end i LPG kan tilsvarende omkostninger dækkes mod dokumentation.

7)    Omkostninger til transport, ophold og forplejning i f.m. DGU-arrangementer

Klubben dækker transportomkostninger, ophold samt forplejning for bestyrelsesmedlemmer (eller andre efter konkret aftale herom), når disse deltager i DGU-arrangementer, som klubben prioriterer. Dette kan f.eks. være DGU’s repræsentantskabsmøde, regionale DGU-møder o.l.

Omkostninger afregnes efter faktisk forbrug og statens takster for transportgodtgørelse (v kørsel i egen bil).

8)    Erkendtligheder, mærkedage

Klubben markerer særlige begivenheder hos vore væsentligste samarbejdspartnere og bestyrelses- og udvalgsmedlemmer, i form af en hilsen og en passende gave. 

Dette gælder (udover medlemmer af klubben):

• samarbejdspartnere i selskabet
• ansatte i LPG og LPGC
• klub-sponsorer.

 Begivenhederne kan være f.eks.

• bryllup
• fødsel
• store, runde fødselsdage (50, 60, 70 og 75 år)
• ”sorg”

9)    DGU-kort

Klubben modtager introduktionskort til DGU (5 stk.) og NGU (2 stk.) jvnf. DGU’s regler for dette. Disse ”cirkuleres” årligt mellem bestyrelsesmedlemmerne, så alle så vidt muligt får mulighed for at have et NGU-kort over tid (dog under hensyntagen til DGU godkendelse).